Module 1 : Diagnostiquer son organisation et identifier ses priorités

• Sources courantes de perte de temps et de sur-sollicitation numérique
• Distinction urgent / important et logique de priorisation
• Notion de plages de concentration et d'interruptions
• Atelier : auto-diagnostic de son organisation actuelle
• Exercice : cartographie d'une semaine type de travail

Module 2 : Structurer sa messagerie et traiter ses e-mails avec Outlook

• Organisation des dossiers, catégories et indicateurs de suivi
• Règles de tri automatique et mise en évidence des messages prioritaires
• Méthode de traitement des e-mails (traiter, déléguer, différer, archiver)
• Démonstration : configuration de règles et catégories dans Outlook
• TP : traitement d'une boîte de réception fictive selon la méthode enseignée

Module 3 : Gérer ses tâches personnelles avec Microsoft To Do

• Création de listes, échéances et rappels
• Tâches récurrentes et étapes intermédiaires
• Synchronisation avec Outlook et lien avec Planner
• Atelier : mise en place d'un système de listes adapté à son activité
• Exercice : organisation d'une semaine de tâches personnelles

Module 4 : Organiser le travail collaboratif avec Planner

• Création d'un plan, structuration en compartiments (buckets)
• Assignation et suivi visuel des tâches d'équipe
• Intégration de Planner dans Teams
• Démonstration : création d'un plan pour un projet simple
• Cas concret : organisation d'une tâche d'équipe à plusieurs contributeurs

Module 5 : Structurer ses notes et sa documentation avec OneNote

• Organisation en carnets, sections et pages
• Prise de notes en réunion, capitalisation d'informations
• Recherche et retrouvabilité de l'information
• Atelier : création d'un carnet personnel structuré (réunions, projets, idées)

Module 6 : Maîtriser son environnement Teams et limiter les sollicitations

• Paramétrage des statuts de disponibilité
• Gestion des notifications et des priorités de communication
• Organisation de plages de concentration dans le calendrier
• Atelier : paramétrage personnalisé des notifications et du calendrier

Module 7 : Construire son plan d'action personnel

• Synthèse des bonnes pratiques abordées
• Mise en situation : élaboration d'un plan d'action individuel sur 30 jours
• Échanges collectifs et engagement personnel de mise en œuvre

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Identifier les principales causes de perte de temps dans son activité et prioriser ses actions.
• Structurer sa messagerie Outlook et adopter une méthode de traitement efficace des e-mails.
• Organiser ses tâches personnelles et collaboratives à l'aide de Microsoft To Do et Planner.
• Structurer sa prise de notes et sa documentation personnelle avec OneNote.
• Paramétrer son environnement Teams pour limiter les sollicitations et préserver des plages de concentration.
• Construire un plan d'action personnel d'amélioration de son organisation.

• Utiliser régulièrement un ordinateur dans un contexte professionnel.
• Disposer d'un accès actif à un environnement Microsoft 365 (Outlook, Teams).
• Avoir une pratique de base d'Outlook et de Teams (envoyer un mail, participer à une réunion).

Session dispensée en présentiel ou téléprésentiel, selon la modalité inter-entreprises ou intra-entreprises sur mesure. 

La formation est animée par un(e) formateur(trice) durant toute la durée de la session et présentant une suite de modules théoriques clôturés par des ateliers pratiques validant l'acquisition des connaissances. Les ateliers peuvent être accompagnés de Quizz.

L'animateur(trice) présente la partie théorique à l'aide de support de présentation, d'animation réalisée sur un environnement de démonstration.

En présentiel comme en téléprésentiel, l'animateur(trice) accompagne les participants durant la réalisation des ateliers.

Cadre présentiel

Salles de formation équipées et accessibles aux personnes à mobilité réduite.

- Un poste de travail par participant

- Un support de cours numérique ou papier (au choix)

- Un bloc-notes + stylo

- Vidéoprojection sur tableau blanc

- Connexion Internet

- Accès extranet pour partage de documents et émargement électronique

Cadre téléprésentiel

Session dispensée via notre solution iClassroom s'appuyant sur Microsoft Teams.

- Un compte Office 365 par participant

- Un poste virtuel par participant

- Un support numérique (PDF ou Web)

- Accès extranet pour partage de documents et émargement électronique

Avant

Afin de valider le choix d'un programme de formation, une évaluation des prérequis est réalisée à l'aide d'un questionnaire en ligne ou lors d'un échange avec le formateur(trice) qui validera la base de connaissances nécessaires.

Pendant

Après chaque module théorique, un ou des ateliers pratiques permettent la validation de l'acquisition des connaissances. Un Quizz peut accompagner l'atelier pratique.

Après

Un examen de certification si le programme de formation le prévoit dans les conditions de l'éditeur ou du centre de test (TOSA, Pearson Vue, ENI, PeopleCert)

Enfin

Un questionnaire de satisfaction permet au participant d'évaluer la qualité de la prestation.