Module 1 — Choisir le bon format de réunion

• Différences entre réunion classique, réunion élargie et webinaire
• Critères de choix selon l'objectif, l'audience et le niveau d'interaction souhaité
• Panorama des outils Microsoft 365 mobilisés selon le format retenu
• Cas concret : analyse de plusieurs situations professionnelles et choix argumenté du format adapté

Module 2 — Planifier et préparer une réunion avec Outlook et Teams

• Création d'une réunion dans Outlook et dans Teams
• Rédaction d'un ordre du jour clair et diffusion en amont
• Gestion des invitations, des disponibilités et des relances
• Paramétrage des options de réunion (accès, présentateurs, verrouillage)
• Atelier pratique : planification complète d'une réunion à partir d'un scénario donné (invitations, ordre du jour, options)

Module 3 — Organiser un webinaire avec Teams

• Spécificités d'un webinaire par rapport à une réunion (inscription, rôles, capacité)
• Création d'une page d'inscription et paramétrage des champs
• Attribution des rôles : organisateur, coorganisateur, intervenant, participant
• Communication et rappels automatiques aux inscrits
• Travaux pratiques : création d'un webinaire de A à Z avec page d'inscription

Module 4 — Animer une réunion et interagir avec les participants

• Partage d'écran et présentation avec PowerPoint Live
• Utilisation du Tableau blanc (Whiteboard) pour le travail collaboratif en direct
• Sondages et questions en temps réel avec Microsoft Forms intégré à Teams
• Création et gestion de salles de discussion (breakout rooms)
• Gestion des interactions (réactions, main levée, questions-réponses)
• Mise en situation : animation d'une réunion en sous-groupe avec utilisation d'au moins deux outils d'interaction

Module 5 — Assurer le suivi après la réunion

• Lancement et gestion de l'enregistrement et de la transcription
• Consultation du rapport de présence et des indicateurs de participation
• Rédaction et diffusion d'un compte-rendu structuré
• Partage des ressources et suivi des actions décidées (OneNote, Loop, ou support équivalent)
• Exercice : production d'un compte-rendu à partir d'un enregistrement fourni

Module 6 — Synthèse et bonnes pratiques

• Points de vigilance récurrents (accessibilité, sécurité des accès, gestion du temps)
• Bonnes pratiques d'animation à distance et hybride
• Cas concret final : organisation, animation et suivi d'un webinaire complet en conditions proches du réel, sur la base d'un scénario professionnel imposé

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Choisir le format de réunion adapté à son besoin (réunion, webinaire, événement)
• Planifier et préparer une réunion ou un webinaire dans Teams et Outlook
• Animer une session en mobilisant les outils d'interaction disponibles (partage, sondages, salles de discussion)
• Assurer le suivi d'une réunion (compte-rendu, enregistrement, actions à mener)

Cette formation s'adresse à tout collaborateur amené à organiser, animer ou participer activement à des réunions professionnelles utilisant les outils Microsoft 365 : assistants, chefs de projet, managers, chargés de communication, RH, ou tout salarié dont la fonction implique une prise en charge régulière de réunions ou de webinaires (préparation, animation, suivi).

Aucune compétence technique poussée n'est requise : il s'agit d'une formation utilisateur, orientée usages et bonnes pratiques, adaptée aussi bien au secteur privé qu'au secteur public.

• Utilisation courante d'un ordinateur et d'un environnement Windows
• Connaissance de base d'Outlook (messagerie et calendrier)
• Disposer d'un compte Microsoft 365 actif avec accès à Teams

Session dispensée en présentiel ou téléprésentiel, selon la modalité inter-entreprises ou intra-entreprises sur mesure. 

La formation est animée par un(e) formateur(trice) durant toute la durée de la session et présentant une suite de modules théoriques clôturés par des ateliers pratiques validant l'acquisition des connaissances. Les ateliers peuvent être accompagnés de Quizz.

L'animateur(trice) présente la partie théorique à l'aide de support de présentation, d'animation réalisée sur un environnement de démonstration.

En présentiel comme en téléprésentiel, l'animateur(trice) accompagne les participants durant la réalisation des ateliers.

Cadre présentiel

Salles de formation équipées et accessibles aux personnes à mobilité réduite.

- Un poste de travail par participant

- Un support de cours numérique ou papier (au choix)

- Un bloc-notes + stylo

- Vidéoprojection sur tableau blanc

- Connexion Internet

- Accès extranet pour partage de documents et émargement électronique

Cadre téléprésentiel

Session dispensée via notre solution iClassroom s'appuyant sur Microsoft Teams.

- Un compte Office 365 par participant

- Un poste virtuel par participant

- Un support numérique (PDF ou Web)

- Accès extranet pour partage de documents et émargement électronique

Avant

Afin de valider le choix d'un programme de formation, une évaluation des prérequis est réalisée à l'aide d'un questionnaire en ligne ou lors d'un échange avec le formateur(trice) qui validera la base de connaissances nécessaires.

Pendant

Après chaque module théorique, un ou des ateliers pratiques permettent la validation de l'acquisition des connaissances. Un Quizz peut accompagner l'atelier pratique.

Après

Un examen de certification si le programme de formation le prévoit dans les conditions de l'éditeur ou du centre de test (TOSA, Pearson Vue, ENI, PeopleCert)

Enfin

Un questionnaire de satisfaction permet au participant d'évaluer la qualité de la prestation.